Unabhängigkeitsprüfung
Jede neue Mandatsanfrage wird zunächst zentral erfasst. Bevor ein Angebot oder eine Mandatszusage erfolgt, erfolgt eine Prüfung auf mögliche Interessenkonflikte oder Unabhängigkeitsrisiken.
Das Mandat wird mit dem internen Register abgeglichen (Gesellschafter, verbundene Unternehmen, frühere Mandate, persönliche Beziehungen). Das Register wird regelmäßig aktualisiert und dokumentiert.
3. Bewertung & Freigabe
Der/die verantwortliche Partner/in prüft und bewertet die Ergebnisse. Bei Zweifeln erfolgt eine Rücksprache mit der Compliance-Stelle oder einem unabhängigen Partner. Eine schriftliche Freigabe ist Voraussetzung für die Mandatsannahme.
4. Dokumentation & Archivierung
Der gesamte Prüfprozess wird revisionssicher dokumentiert (Datum, Prüfer, Ergebnis, ggf. Begründung bei Freigabe). Die Unterlagen werden mindestens für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer aufbewahrt.
5. Laufende Überprüfung
Bei Mandatsfortführung wird jährlich oder bei wesentlichen Änderungen (z. B. Gesellschafterwechsel, neue Tätigkeiten) eine erneute Konfliktprüfung durchgeführt.